Der GEFMA (Deutscher Verband für Facility Management e.V.) hat auf der GEFMA-Mitgliederversammlung im November 2011 Förderpreise für herausragende Projektarbeiten im Rahmen der Qualifizierung zum/r "Fachwirt/in Facility Management" vergeben.

Unter den Preisträgern sind auch in diesem Jahr Absolventen des TAW-Zertifikats-Lehrgangs "Fachwirt/in Facility Management". Anlässlich der Preisverleihung während der GEFMA-Mitgliederversammlung im November 2011 in München wurden die Preisträger, Frau Stefanie Pries und Herr Gerhard Klaudat, für ihre herausragende Projektarbeit mit einem 2. GEFMA-Förderpreis ausgezeichnet.

 

Management Summary

Outsourcing von Facility Management

- Prüfung und Optimierung vor Privatisierung

Ziel

Diese Projektidee entstand aus einem umfangreichen FM- Outsourcing-Projekt aus den Jahren 2008/ 2009/ 2010 in der Chemieindustrie auf Grundlage des folgenden Sachverhaltes:

Entscheidung zum Outsourcen an einen externen Management- Dienstleister (FMI) und deren Partner

Die Firma beschloss im Jahr 2009 das Facility Management an einen Management- Dienstleister (Facility Management International) europaweit outzusourcen. Das Gesamtprojekt wurde in weltweit 4 Phasen unterteilt. Die Übernahme der kaufmännischen und operativen Service- Leistungen für Phase 1 (insgesamt 18 Standorte in 9 Ländern, davon 5 in Deutschland) sollte der 01. April 2009 sein. Ergebnisse dieses Projektes sollten Transparenz der Zahlen und Strukturen, eine Gesamt- Kostenreduzierung um 12 % sowie ein einheitliches Facility Management-Konzept und sein.

Der neue Partner Facility Management International fungiert als reiner Management-Dienstleister im FM. Für die Erbringung der Infrastrukturellen und Technischen FM-Dienstleistungen wurden strategische Partnerschaften mit jeweils einem Dienstleister europaweit geschlossen.

Nach dem Übergang am 01. April 2009 entschied der FM-Dienstleister aufgrund diverser Hinderungen aus den Vertrag auszusteigen und legte die Arbeit an allen Standorten in EMEA ab dem 01.04.2010 nieder. Das weltweite Projekt scheiterte also bereits schon in der 1. Phase nach ca. 1 ½ Jahren.

Das Unternehmensberatungsunternehmen PriKla (Pries/Klaudat), spezialisiert auf Real Estate und Facility Management in Industrieunternehmen, erhält vom Konzern nach Scheitern in Phase 1 den Auftrag, das Projekt und einzelne Prozesse im Nachhinein zu analysieren und mögliche Ursachen des Scheiterns zu ermitteln. In der vorliegenden Projektarbeit werden die Gründe analysiert die nach Ansicht der Verfasser zum Scheitern des Projektes geführt haben und welche Maßnahmen im Vorfeld zu ergreifen sind, um zukünftig ein Scheitern möglichst auszuschließen.

Ergebnis:

Unsere Analyse ergab, dass bereits im Vorfeld versäumt wurde, mögliche Schwachstellen innerhalb der Projektgruppen und Prozessentwicklung auszuarbeiten, um diese im Projektverlauf berücksichtigen zu können. Die Firma versprach sich vom Outsourcen eine Optimierung der Serviceleistungen und gleichzeitig eine Kostenersparnis, ohne den tatsächlichen Umfang der eigenen Strukturen, Services und Kosten zu kennen. Zudem war der Firma nicht bewusst, ob und in welchem Umfang sich bei den einzelnen Serviceleistungen überhaupt materielle und immaterielle Optimierungen (z.B. durch Optimierung und Anpassung der Arbeitsprozesse) hätten ergeben können.

Wie sich erst bei Auftragsvergabe herausstellte, war dem Unternehmen zudem insbesondere das gesamte materielle und immaterielle Volumen der Hard- und Soft-Services innerhalb des Gesamtkonzerns nicht bekannt. Im Rahmen unserer Ausarbeitung stellte sich heraus, dass wesentliche Managementaufgaben im Vorfeld nicht erfüllt wurden. Der Weg zur Strategieentwicklung, sowie eine angemessene Projekt- und Strategievorbereitung gab es schlichtweg nicht. Außerdem wurde versäumt, das eigentliche Konzernziel innerhalb der Organisation entsprechend zu verkaufen, um so die verantwortlichen und auch betroffenen Mitarbeiter „mit ins Boot nehmen" zu können. Die Verantwortung das Projekt erfolgreich durchzuführen oblag ausschließlich dem neuen Partnerschaftsmodell. In Zusammenarbeit mit demotivierten Mitarbeitern der Firma, war eine erfolgreiche Projektdurchführung von Anfang an zum Scheitern verurteilt.

Nutzen für die Praxis

Auf Grundlage dieser und anderer Missstände in der Projektdurchführung, wurde ein Vorschlag für ein funktionierendes Umsetzungsmodell für die Firma ausgearbeitet. Wir sind überzeugt davon, dass einer Outsourcingentscheidung  und Umsetzung mit unserer Unterstützung gelingen kann, denn auch in diesem Projekt spiegelt sich die Unternehmensphilosophie von PriKla wieder:

„Prüfung und Optimierung vor Privatisierung".

 Zum Fachwirt Facility Management

 Preisträger 2011 nach der Preisverleihung (Frau Pries, 2. v.r. / Herr Klaudat, 2. v.l.)